Réaliser des déplacements au nom de l’entreprise mérite remboursement : c’est ce que l’on appelle les frais de déplacement professionnel. Remboursés par l’employeur en fonction de la valeur réelle ou bien d’un barème kilométrique, ils seront automatiquement indemnisés sous remises de justificatifs.

Et pour y voir plus clair dans cette démarche, voici tout ce qu’il faut savoir sur eux. 

À quoi correspondent les frais de déplacement professionnel ?

Les frais de déplacement professionnels correspondent à toutes les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son entreprise. Cela peut être un remboursement de ses titres de transport, un voyage d’affaires ou encore des frais de mobilité professionnelle.

Du moment que le déplacement respecte certaines conditions, les frais pourront alors être indemnisés. 

Les différents types de frais de déplacement professionnel

Les frais de déplacement professionnel se déclinent sous différentes formes. Entreront notamment dans cette catégorie : 

  • l’achat d’un billet de train ; 
  • les frais de carburant ; 
  • les dépenses de repas liées au déplacement ; 
  • un billet d’avion ; 
  • les frais de taxi ; 
  • les frais de péage ; 
  • les frais de stationnement ; 
  • les frais de prime d’assurance ;
  • la location d’une voiture ; 
  • les visites, rendez-vous client ; 
  • les frais d’entretien (révision, réparation, etc.) 
  • les frais engagés à l’occasion d’un voyage d’affaires ; 
  • les frais d’achat d’un véhicule ; 
  • la réservation d’une nuit d’hôtel, etc. 

Les dépenses liées au déplacement seront ensuite inscrites dans une note de frais et seuls les justificatifs pourront attester de la réalité des frais engagés. 

À noter que si le salarié utilise son véhicule personnel, l’employeur a obligation de l’indemniser en fonction du barème kilométrique en vigueur.

Les frais domicile-travail sont-ils remboursés ? 

Les frais de transport en commun 

Concernant les trajets réalisés par le salarié, chaque employeur est tenu de prendre en charge une partie des frais de transport publics de ses collaborateurs à hauteur de 50%. 

Attention, seuls les abonnements pourront faire l’objet d’un remboursement. 

Les frais de déplacement en voiture 

La prise en charge des frais de déplacement professionnel ne concerne cependant pas les frais liés au  trajet domicile-travail

Comment sont calculés les frais de déplacement ? 

Dans le cadre du remboursement des frais de déplacement professionnel, le salarié reçoit une compensation financière que l’employeur devra ensuite intégrer à ses charges. Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, deux conditions seront néanmoins à respecter : 

  • le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société ; 
  • les frais de déplacement doivent être justifiés. 

Ce montant sera alors évalué en fonction du barème kilométrique publié chaque année selon deux critères : 

  • la puissance du véhicule ; 
  • le nombre de kilomètres parcourus. 

Mais ce dernier prend également en considération les frais de réparation, d’entretien, les primes d’assurance, etc. Il vient finalement compenser les dépenses engagées par le salarié en utilisant son véhicule personnel à des fins professionnelles. 

En revanche, lorsqu’il s’agit de l’usage du véhicule professionnel, seuls les frais réels pourront faire l’objet d’un remboursement. 

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